Kje začeti z zakonsko skladnostjo obračuna plač?

Vsakdo, ki ima osnovno razumevanje, kako deluje obračun plač, mu je jasno, da ne bo prišel daleč, če ne bo dal prednosti skladnosti s predpisi. Neupoštevanje predpisov o obračunu plač ima resne pravne in finančne posledice, vključno z visokimi globami, tveganjem revizij in tožb ter najhujšim: trajno škoduje ugledu vašega podjetja. Hkrati omejujete prodajni potencial, tvegate odnose s strankami in uničujete zaupanje zaposlenih. Da bi se temu izognili, je nujno, da vzpostavite načrt skladnosti plač z zakoni, ki vas bodo zaščitili pred tveganji.

Vodenje evidenc je na prvem mestu

Prvo mesto za začetek, tako kot pri vseh vrstah davčnih ali pravnih skladnosti, je zagotoviti, da vodite podrobne evidence, ki so točne, popolne in lahko dostopne za pregled. V zvezi z obračunom plač bi to moralo vključevati podrobnosti o opravljenih urah, plačilnih stopnjah in davčnih ugodnostih za vsakega zaposlenega, skupaj z vsemi ustreznimi osebnimi podatki in podatki o računu. Nobene strategije za obračun plač ni mogoče doseči, če ni vzpostavljeno osnovno vodenje evidenc. Ustrezno upravljanje zapisov zahteva strokovnjaka za skladnost s obračunom plač.

Izbira podpore za obračun plač

Ne glede na to, ali se odločite za najem notranjega strokovnjaka ali zunanjega ponudnika storitev, se prepričajte, da iščete posameznike in ponudnike obračuna plač z dokazanim strokovnim znanjem in izkušnjami pri ohranjanju skladnosti v kompleksnih okoljih. Mnogim podjetjem, zlasti malim in srednjim, se morda zdi lažje skladnost z zakonodajo v celoti oddati zunanjim izvajalcem. Veliko programske opreme za obračun plač SaaS je mogoče celo prilagoditi pravnim spremembam, ko se pojavijo.

Kaj nam podatki razkrivajo

Medtem ko 3/4 evropskih delodajalcev prejme neko obliko zunanjega pravnega svetovanja o upravljanju človeških virov, je zanimivo omeniti, da kar 25 % organizacij ne išče zunanjega pravnega nasveta na področju človeških virov, vključno z upravljanjem plač. Verjetno ne zato, ker bi ignorirali problem - še posebej, ker se za podjetja z več kot 2500 zaposlenimi ta številka dvigne na 36 %. Bolj ko vaše podjetje raste, bolj zapletena je obračun plač, kar pomeni, da bi moralo naraščajoče strokovno znanje, ki ga potrebujete, postati bolj specifično. Preprosto lažje je razviti to specifično bazo znanja v podjetju.

Zaskrbljujoče je, da se le 55 % anketirancev v anketi Sodišča strinja, da lahko njihovo podjetje hitro uvede pravne spremembe pri obračunu plač. To velja ne glede na to, ali pravne spremembe upravljajo notranje ali zunanje. Kar zadeva upravljanje zapletenosti zakonodaje prek meja, se zakonodajne razmere razlikujejo tudi od države do države, kar pomembno vpliva na izvajanje pravnih sprememb. Na primer, države, kot so Francija, Belgija, regija DACH in Hrvaška, so odlični primeri raznolikega okolja pravne zapletenosti. Od zapletenih davčnih predpisov do številnih izjem in kolektivnih pogodb te regije postavljajo edinstvene ovire za upravljanje plač. Ta raznolikost poudarja pomen usklajevanja strategij upravljanja plač s posebnimi zahtevami vaše zakonodaje.

Navsezadnje je za skladnost z zakoni in predpisi odgovorna izključno vaša organizacija, ne glede na to, s katerim ponudnikom ali strokovnjakom sodelujete. Če je postopek počasen, tvegate neskladnost. Zato je najpomembnejše, da se prepričate, da vedno delate na skladnosti, tudi če ni potrebnih pravnih sprememb. Pravilno ravnanje pomeni nenehno iskanje načinov za izboljšanje procesa, tudi če to pomeni spremembo ponudnika storitev ali celoten način dela.