Kako ohranim skladnost z obračunom plač, ko se moje podjetje širi?

Ko podjetja širijo svoje poslovanje in vstopajo na nove mednarodne trge, izziv in pomen ohranjanja skladnosti obračuna plač z zakonom eksponentno narašča. Kot kažejo naše nove raziskave, skladnost z zakonodajo predstavlja  največjo naložbo v upravljanje plač za številna podjetja. Takoj za tem so naložbe v krepitev varnosti podatkov, kar je kritičen vidik glede na občutljivo naravo podatkov, povezanih z obračunom plač. Te naložbe so temelj za zaščito vašega podjetja pred denarnimi kaznimi in zaščito pred kršitvami osebnih podatkov zaposlenih.

Kaj pravijo podatki

Z rastjo podjetij, zlasti nad mejo 500 zaposlenih, se razmerje med internimi strokovnjaki za plače in zaposlenimi pogosto dramatično spremeni. Ta sprememba lahko poveča delovne obremenitve za zagotavljanje skladnosti s predpisi in povzroči tveganja, če se z njimi ne ravna pravilno. Kadrovski vodje morajo prepoznati te spremembe in ustrezno načrtovati – ne glede na to, ali gre za krepitev ekipe, integracijo najsodobnejših programskih rešitev ali iskanje zunanje podpore, je proaktivno načrtovanje bistveno za zmanjšanje tveganja in zagotavljanje skladnosti z zakoni ob zapletenosti obračuna plač.

Poleg tehnologije je ključnega pomena vlaganje v celovito podporo za skladnost z zakonodajo. To vključuje stalno usposabljanje zaposlenih za obračun plač – naložbo, ki jo po naših rezultatih izvaja vsak četrti delodajalec. Poleg tega je nujno poiskati nasvet strokovnjakov za skladnost in pravne strokovnjake ter po možnosti vključiti specializirane svetovalce za mednarodno pravo. Ti koraki zagotavljajo, da je skladnost vključena v postopek obračuna plač.

Kadar skladnost z zakonom zahteva spremembo

Za številna podjetja doseganje skladnosti z zakonodajo zahteva sistematične spremembe. To lahko vključuje prestrukturiranje oddelka za obračun plač, vključevanje novih vlog, ki se osredotočajo izključno na skladnost, ali celo spremembo kulture podjetja, da bi skladnost postala prednostna naloga na vseh ravneh. Takšne sistemske spremembe pomagajo pri uvajanju skladnosti v strukturo dnevnih operacij.

Ker se podjetja širijo na mednarodni ravni, lahko konsolidacija funkcij plač z manj partnerji, ki so sposobni racionalizirati poslovanje in izboljšati skladnost. Izbira partnerjev, ki so sposobni upravljati plačilne liste v več državah v skladu z različnimi predpisi, lahko privede do racionaliziranih procesov, stroškovne učinkovitosti in jasnejših komunikacijskih kanalov.

Skladnost obračuna plač z zakoni v prihodnosti

Še posebej pomembno je prepoznati ključno vlogo, ki jo ima umetna inteligenca pri sodobni skladnosti z zakonodajo, zlasti pri spremljanju zakonodaje in izvajanju potrebnih sprememb. Kot razkrivajo naše raziskave, je to trenutno najpogostejši razlog, zakaj se umetna inteligenca uporablja pri upravljanju plač. Trenutno umetna inteligenca omogoča avtomatizirane posodobitve sistemov plač, ko začnejo veljati novi zakoni, kar zagotavlja skladnost brez ročnega posredovanja. Prihodnje aplikacije lahko vključujejo prediktivno analitiko, ki bi lahko napovedala morebitna odstopanja od zakona, preden se zgodijo. 

Prilagodljiva skladnost z zakoni

Za kadrovske vodje je razširljivost skladnosti s predpisi odvisna od treh ključnih strategij: 

• Stalno učenje: Spodbujati stalno izobraževanje in razvoj, povezan s skladnostjo z zakoni, zlasti v mednarodnem kontekstu. 
• Tehnologija: izkoristite moč umetne inteligence in robustnih sistemov plač za avtomatizacijo in racionalizacijo postopkov skladnosti. 
• Močna partnerstva: negujte odnose z zunanjimi strokovnjaki, ki lahko zagotovijo vpogled in podporo pri vprašanjih skladnosti s predpisi v različnih predpisih.