Zunanje izvajanje plač: prednosti in slabosti.

Od SaaS do popolnega zunanjega izvajanja, zunanje izvajanje plač resnično prihaja v številnih oblikah. Toda ne glede na to, za katero formulo se boste odločili, je prenos nekaterih ali vseh vaših odgovornosti za plače na tretjo osebo pomembna odločitev. Preden začnete razmišljati o tem, katera plačilna dela bi oddali zunanjim izvajalcem, se zdi zbiranje vseh informacij o možnih prednostih in slabostih prvi logičen korak.

4 prednosti zunanjega izvajanja plač

1. Popolna skladnost z zakoni in predpisi

Skladnost obračuna plač z zakoni in predpisi je v zadnjih letih postala zelo zapleten proces – in tako bo tudi v prihodnje. Za mednarodna podjetja je to še večji izziv. Širitev na nove trge s seboj prinaša predpise, specifične za državo, in podrobnosti o definiranju ključnih elementov plačilne liste, kot so davki, ugodnosti in spodbude. Težave nastanejo zaradi pomanjkanja lokalnega znanja in strokovnega znanja ali pomanjkanja strokovnjakov, ki bi vam lahko svetovali o najboljših praksah in na katere se lahko obrnete, ko se spremeni lokalna zakonodaja. Ključ do odprave vseh teh (mednarodnih) težav s skladnostjo: naj nekdo drug poskrbi zanje.

2. Stroškovno učinkovita tehnološka preobrazba

Če je vaša plačilna lista še vedno odvisna od različnih, lokalnih plačilnih sistemov, vam besedi "digitalno" in "transformacija" verjetno vsakodnevno prečkata misli. Zunanje izvajanje je lahko dobrodošla bližnjica do znatnih količin podatkov, orodij naslednje generacije in strokovnega znanja – s koristmi tako za kadrovske oddelke kot za zaposlene.

Prednosti za kadrovske službe: Decentralizirane kadrovske ekipe imajo koristi od programskih rešitev za obračun plač v oblaku, ki zagotavljajo boljšo preglednost podatkov. Poleg tega lahko integracija obračuna plač z drugimi kadrovskimi moduli poveča učinkovitost in zmanjša napake. Na primer, posodobitve, kot so napredovanja, odpuščanja ali odpuščanja, so samodejno na voljo na plačilni listi.

Prednosti za zaposlene: Hibridni delavci lahko dostopajo do podatkov o plačilnih listah ali svojih e-plačilnih listih prek partnerjevih samopostrežnih aplikacij, ki bi prav tako morale nuditi uporabniško izkušnjo na ravni potrošnikov. Z istimi orodji enostavno registrirajo delovni čas in prisotnost, kar se samodejno prenese v modul za obračun plač – posledično pravočasna in točna izplačila.

3. Zagotovljena kontinuiteta

Strokovno znanje o človeških virih in obračunu plač je pogosto v rokah le nekaj ljudi. To predstavlja očitno tveganje, da vsakič, ko ključni uradnik za obračun plač zapusti svoj položaj, ostane velika vrzel, ki jo je vse težje zapolniti. In ne glede na to, kako dobro vodite svojo ekipo, lahko vaša najpomembnejša oseba na plačilni listi zboli, odide na dopust, postane starš ali sprejme nove poklicne izzive. Zunanje izvajanje določenih nalog obračunavanja plač vam bo prihranilo veliko preglavic. Vaš partner bo imenoval strokovnjaka, posvečenega vaši kadrovski ekipi, ki bo vedno imel za seboj rezervno podporo, prav zaradi zagotavljanja kontinuitete.

4. Nižji stroški v času stiske

Ali ste pričakovali, da bodo stroški ena od pomanjkljivosti? Pomisli še enkrat. Tukaj je kratek pogled na to, kako vam zunanje izvajanje plač dejansko prihrani denar:

• Stroški plač, namenjeni zaposlenim, ki obračunavajo plače

• Stroški usposabljanja, da boste na tekočem z zakoni in predpisi

• IT infrastrukturo in/ali licence programskih rešitev za obdelavo plač

• Stroški, povezani s človeško napako in kršitvami podatkov

Zaradi gospodarske krize, ki se je po nekaterih virih šele začela, verjetno ne iščete le načinov za zmanjšanje stranskih dejavnosti, ampak želite racionalizirati tudi svoje osnovne dejavnosti, kot je obračun plač. Plačevanje mesečne pregledne pristojbine partnerju za obračun plač namesto vzpostavitve in vzdrževanja obsežnega notranjega ekosistema obračuna plač je vsekakor nekaj, o čemer bi morali razmisliti.

3 slabosti zunanjega izvajanja plač

1. Skok v neznano z pravzaprav neznancem

Razen če imate vi ali vaši sodelavci veliko izkušenj z določenim zunanjim partnerjem, je izbira tretje osebe lahko nekoliko kocka. Morda se vaš partner nikoli ni ukvarjal z določenim vidikom vaše plače, kot je sindikalna organizacija ali kolesarina. Dodatna tveganja vključujejo, da se programska oprema za obračun plač vašega partnerja ne poveže dobro z vašimi drugimi sistemi, da vaši občutljivi podatki niso popolnoma varni, da odpravljanje napak traja dolgo ali da vaš partner na neki točki preneha poslovati, to. .Razumeš malo. Zato je pred odločitvijo za partnerja potrebna temeljita raziskava in preverjanje preteklosti. Ta kontrolni seznam za partnerje za obračun plač bi lahko bil dober začetek.

2. Plačljive storitve, ki jih ne potrebujete

Nekateri partnerji za obračun plač ponujajo dodatne storitve in spodbujajo podjetja, da jih sklenejo s ponudbo paketnih ponudb. Drugi možni partnerji ponujajo samo zunanje izvajanje osnovnih poslovnih procesov in vas lahko prepričajo, da zunanje izvajate naloge obračunavanja plač, ki bi jih raje obdržali v podjetju, na primer odgovarjanje na vprašanja zaposlenih. V vsakem primeru jasno opredelite, kaj iščete, da dobite tisto, kar si resnično želite. Ne pozabite, da obstajajo različne vrste zunanjega izvajanja in zanesljivi partnerji vam bodo vedno omogočili, da greste korak za korakom in postopoma oddate več nalog zunanjim izvajalcem – ali ne – odvisno od tega, kako raste vaše zaupanje.

3. Ni kopičenja notranjega znanja

Samodejno vodenje obračuna plač pomeni, da bo vaša kadrovska ekipa izgubila stik s tem, kako poteka. Z drugimi besedami, če se odločite raziti s svojim zunanjim partnerjem za plače, je jasno, da bo vaša ekipa potrebovala dodatno usposabljanje, da bo znova prevzela vse naloge. Po drugi strani pa, če se bo vaš partner izkazal za vrednega naložbe, boste pridobili dostop do bistveno več strokovnega znanja, kot ga lahko zagotovite sami. Skratka, izkoristili boste neskončne pravne možnosti, ne da bi vas skrbelo kazni zaradi neskladnosti. Pri izbiri partnerja je seveda ključna dobra raziskava.

In na koncu strokovni nasvet: najemite plačnega partnerja, ki transparentno dokumentira svoj način dela.