Se širite na mednarodni trg? Poenostavite postopek obračuna plač z globalnim ponudnikom storitev.

Vsako podjetje se lahko sooči s situacijo širitve na tuje trge. Ko pride čas, da se to zgodi in da podjetje postane globalno, lahko to bistveno poveča obremenitev kadrovske službe in oddelka za obračun plač. To se ne zgodi samo zato, ker bo organizacija dobila nove zaposlene, ampak tudi zato, ker je treba plačne operacije voditi globalno, vendar z lokalnim strokovnim znanjem.

Ohranjanje uravnotežene osredotočenosti na vsakem od teh področij je lahko kot uravnoteženje dveh vrtečih se plošč – kako lahko rastoča podjetja z lahkoto krmarijo med tem? Ali naj se obrnejo na globalnega zunanjega izvajalca ali manjše lokalne ponudnike storitev, da zmanjšajo breme in tveganje pravilnega obračunavanja plač?

Kaj ponujajo lokalni izvajalci:

Ko podjetja želijo ohraniti lokalno osredotočenost v svetovnem merilu, je lahko za večnacionalne organizacije skušnjava, da se obrnejo na lokalne ponudnike storitev zaradi njihovega strokovnega znanja in poznavanja lokalnega trga. V današnjem podatkovno osredotočenem svetu so pogosti primeri kršitev zasebnosti, zato po vsem svetu nenehno nastajajo novi zakoni in predpisi.

Globalni obračun plač je primer nenehnih sprememb. Združeno kraljestvo je na primer pred kratkim uvedlo spremembe v načinu izdaje plačilnih list, da bi izboljšali preglednost v sistemu. Poleg tega so bili ti zakoni ob nedavni enoletni obletnici Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) v središču pozornosti kadrovskih strokovnjakov in strokovnjakov za obračun plač po vsem svetu. To je čas, ko ponovno ocenjujejo svoje postopke skladnosti in zagotavljajo, da je vse posodobljeno. Vendar skladnost ni omejena na posodabljanje obstoječih postopkov in sam postopek ni vedno preprost. Pravzaprav z novimi predpisi prihajajo novi procesi v vsaki regiji, od katerih vsaka zahteva visoko stopnjo osredotočenosti kadrovske ekipe in ekip za obračun plač. Ti procesi ne vplivajo samo na obračun plač, ampak tudi na to, kako se ti podatki prenašajo med oddelki in izmenjujejo s tretjimi osebami. Zato se nenehno uvajajo povečane ravni varnosti, s končnim ciljem zaščite podatkov zaposlenih.

Lokalni ponudniki storitev lahko zagotovijo potrebno strokovno znanje in izkušnje v svoji specifični regiji, da zagotovijo, da so operacije vedno v skladu z zakoni in predpisi, saj se osredotočajo posebej na eno regijo in niso preobremenjeni s spreminjajočo se zakonodajo po svetu.

Prednosti globalnega ponudnika storitev obračunavanja plač:

Ko pa podjetje deluje v več regijah in se še naprej širi, se lahko hitro poveča tudi število lokalnih ponudnikov. Nenadoma lahko sistem, ki naj bi zmanjšal delovno obremenitev in preprečil, da bi bili kadrovski oddelki in oddelki za obračun plač preobremenjeni s svojimi operacijami, postane skupek lokalnih ponudnikov storitev, ki potrebujejo več pozornosti kot kdajkoli prej. Očitno to izpodbija namen in otežuje delo kadrovskim strokovnjakom in strokovnjakom za obračun plač.

Organizacijam, ki delajo z več ponudniki storitev, primanjkuje preglednosti in jasnosti pri dokumentaciji v procesu obračuna plač, kar vodi le do vrzeli pri zaposlovanju in poznavanju plačil. Rešitev za to neskladje je sodelovanje z enim globalnim ponudnikom obračuna plač, ki lahko doseže popolno ravnotežje med globalnim upravljanjem in lokalnim strokovnim znanjem. To lahko drastično zmanjša število ponudnikov storitev na enega, ki pokriva vse. Z enim ponudnikom, oddelkom ni več treba skrbeti za ročno upravljanje zbirke lokalnih ponudnikov po vsem svetu, primerjavo njihovih podatkov in nadzor nad plačilnimi operacijami kot celoto.

Globalni ponudniki obračuna plač, ki uporabljajo model „aggregator“, lahko končajo različne poteke dela z več lokalnimi ponudniki s standardizacijo procesov obračuna plač v globalnih operacijah. S to metodo lahko organizacije ohranijo lokalno znanje o teh ponudnikih storitev, hkrati pa pridobijo večji nadzor in hitrejši dostop do njihovih podatkov, medtem ko nekatere operacije še vedno ohranjajo znotraj podjetja. Druga možnost je, da lahko organizacije sodelujejo z modelom zunanjega izvajanja poslovnih procesov (BPO), kjer ponudnik obračuna plač upravlja operacije s strokovno učinkovitostjo, saj ponuja popolnoma celovito storitev zunanjega izvajanja. Organizacija lahko še vedno nadzoruje obračune plač, vendar izkušeni in usposobljeni strokovnjaki znotraj ponudnika obračuna plač opolnomočijo operacije in jih dvignejo na novo raven poslovanja.

Ne glede na to, katera možnost je izbrana, lahko en sam globalni ponudnik vzdržuje lokalno in globalno mešanico, pridobiva strokovno znanje in izkušnje za vsak kraj, se širi in sklepa pogodbe s podjetjem ter zagotavlja, da je skladnost lokalna in natančna, obračun plač pa povezan globalno. Tako sta kadrovik in strokovnjak za obračun plač lahko prepričana, da je njihovo delovanje usklajeno in učinkovito.