6 ključnih točk pri izbiri eksterne storitve obračuna plač.

Upravljanje obračuna plač in zagotavljanje skladnosti z različnimi zakoni in predpisi je lahko resnično zapletena naloga za strokovnjake za obračun plač, zlasti za multinacionalna podjetja. Zapletenost izračunavanja in plačevanja zaposlenih v različnih državah, valutah in časovnih pasovih zahteva specializirano strokovno znanje. Posledično se mnoga globalna podjetja obračajo na zunanje izvajanje plač, da bi racionalizirala svoje poslovanje in zmanjšala tveganja. V tem članku bomo opisali ključne stvari, ki jih je treba upoštevati pri izbiri ponudnika storitev.

Pri izbiri zunanjega ponudnika storitev obračunavanja plač morajo podjetja skrbno oceniti svoje možnosti, da zagotovijo uspešno partnerstvo. Tu so ključne stvari, ki jih morate upoštevati:

1. Obseg storitve

Podjetja naj pred sklenitvijo pogodbe temeljito pregledajo opis storitve ponudnika. Bistveno je oceniti, ali ponujene storitve pokrivajo trenutne potrebe podjetja in morebitno prihodnjo rast. Zato je treba definirati, kaj točno želite naročiti kot zunanjo storitev - ceno, skladnost z zakoni in predpisi, tveganje ali strokovnost. Podjetja bi morala razmisliti tudi o tem, ali bodo dodatne storitve povzročile dodatne stroške, saj lahko upravljanje več pogodb in računov zmanjša prihranke.

2. Integracija

Brezhibna integracija med tehnologijo ponudnika obračuna plač in obstoječim kadrovskim informacijskim sistemom podjetja ter z drugimi sistemi, kot je evidenca delovnega časa, je ključna za učinkovito upravljanje plač. Podjetja bi morala oceniti združljivost svojih sistemov s tehnologijo ponudnika storitev in oceniti zahtevano raven integracije. Integracija zmanjša ročni vnos podatkov, izboljša natančnost podatkov in izboljša splošno učinkovitost delovanja.

3. Izvedba

Za izbiro partnerja je zelo pomembno vedeti, kako bo potekala implementacija, kakšni so koraki, kako bodo potekali in koliko časa traja, da storitev postane aktivna. Eden izmed ključnih podatkov je tudi obseg in oblika podpore, ki jo boste prejeli, ter podatek, kdaj boste spoznali prednosti projekta?

4. Tveganje

 Odločitev za uporabo zunanje storitve obračunavanja plač nosi s seboj potencialna tveganja. Zato je pomembno, da s potencialnim partnerjem jasno opredelite, kakšna so možna tveganja, za kaj je odgovorno vaše podjetje in kaj izvajalec storitev?

5. Ljudje

Ljudje smo vedno v središču pozornosti in pomembno je natančno določiti, katere ljudi morate in želite vključiti v proces ter kako bo to vplivalo na vse ostale zaposlene.

6. Nadzor

Pri odločitvi za zunanje izvajanje obračuna plač obstaja bojazen, da bo podjetje izgubilo nadzor nad obračunom plač. Pri potencialnem partnerju je pomembno natančno določiti, nad čim želite obdržati nadzor in s katerimi parametri boste spremljali uspešnost opravljene storitve. Ključnega pomena je, da se ključni deležniki v podjetju in ponudnik storitev dogovorijo o teh meritvah in vzpostavijo komunikacijski načrt za redno poročanje o uspešnosti. Ta preglednost zagotavlja odgovornost in omogoča pravočasne prilagoditve, če cilji uspešnosti niso doseženi.

S skrbnim vrednotenjem teh dejavnikov lahko podjetja najdejo pravega partnerja za racionalizacijo svojih plačilnih operacij in podporo svojim strateškim poslovnim ciljem.

Pri tem vam lahko pomagamo in izdelamo brezhiben poslovni načrt za zunanje izvajanje plač, ki ga lahko enostavno predstavite vodstvu vašega podjetja.